Organizațiile au nevoie de inițiative pentru revenirea la birou într-un loc care să ofere niveluri de confort și de conexiune pe care munca la distanță nu le poate oferi. Astfel, profesioniștii din Facility Management trebuie să se concentreze nu doar asupra controlului costurilor de operare și de întreținere, ci și asupra creării unui mediu de lucru mai bun în ansamblu. Succesul lor pe termen lung depinde de eficiența cu care valorifică noile tendințe tehnologice din Facility Management.
Dar despre ce tendințe este vorba? De-a lungul ultimilor ani, au apărut nenumărate soluții tehnologice noi în domeniul FM-ului, inclusiv produse software și aplicații mobile mai avansate. Unele dintre noile tehnologii satisfac doar capricii trecătoare, în vreme ce altele se vor transforma în fundația succesului viitor.
Iată care sunt tendințele tehnologice din Facility Management cu cel mai mare impact pe termen lung.
Instrumente de planificare strategică a spațiului
Inițial, gestionarea spațiului se axa pe maximizarea gradului de ocupare și minimizarea costurilor. Deși acestea continuă să fie preocupări importante, mulți și-au schimbat prioritățile, concentrându-se asupra îmbunătățirii generale a utilizării spațiului și a calității acestuia pentru a crea cea mai bună experiență cu putință pentru angajații care folosesc modelul hibrid.
Atunci când angajații sunt la serviciu, nu vor neapărat să stea mereu la același birou. În unele zile, este mai indicat să aleagă un loc sau spațiu dedicat, astfel încât să se bucure de liniște neîntreruptă când trebuie să se concentreze asupra muncii lor. În alte zile, au nevoie de spații care să înlesnească o colaborare susținută și care să sprijine conexiunile mai profunde.
Facility și office managerii au nevoie de capacitatea de a reconfigura spațiile existente sau de a face ca unele spații să poată fi rezervate în loc să le aloce anumitor angajați.
La fel de importantă este nevoia de soluții de planificare a spațiului care să poată ajuta la anticiparea nevoilor viitoare, la gestionarea contractelor de leasing și la alocarea corespunzătoare a resurselor pentru a le repartiza și factura diferiților chiriași sau departamente.
Tehnologia gestionării vizitatorilor
Este de așteptat să vedem pe toată lumea, de la managerii de birouri la proprietarii de clădiri, creând mai multe medii de lucru ce adoptă soluții bazate pe senzori, printre care:
- Iluminare inteligentă care se stinge singură în spațiile goale
- Sisteme HVAC care se reglează în funcție de gradul de ocupare
- Sisteme de gestionare a vizitatorilor care le permit oaspeților să se pre-înregistreze
Angajații au de câștigat de pe urma faptului că intră și ies de la locul de muncă mai repede și mai ușor. Nimeni nu vrea să-și piardă timpul așteptând într-un hol aglomerat. Facility managerii beneficiază de o evidență sigură a persoanelor și a momentului în care acestea care au fost în incintă, date care sunt esențiale atunci când vine vorba despre orice fel de planificare, de la numărul de birouri necesare până la reînnoirea contractelor de leasing. Și toată lumea se bucură de o siguranță și o protecție îmbunătățită.
Uneori, există persoane pe care dorim să le ținem departe de birou. Și mai există situații, inclusiv simulări sau urgențe care ne pun viața în pericol, când trebuie să ne asigurăm că toată lumea este evacuată în siguranță din clădire. Gestionarea vizitatorilor poate fi de ajutor în aceste privințe prin listele de persoane supravegheate și prin apelurile nominale digitale.
De asemenea, sistemele de gestionare a vizitatorilor se ocupă în mod direct de motivul pentru care angajații în sistem hibrid se află la birou: întâlnirile cu clienții actuali și viitori. Chiar dacă putem lucra la un raport din biroul de acasă, nu avem cum să primim clienții acolo. Angajații îi pot ruga pe vizitatori să se pre-înregistreze, iar sistemul software le trimite o notificare în momentul în care vizitatorii sosesc la fața locului și se înregistrează.
Tehnologii avansate HVAC și de gestionare a energiei
Orice proprietar știe că încălzirea, răcirea și ventilația reprezintă un procent semnificativ din factura electrică a clădirii. Reducerea consumului de energie este un mare câștig – atât financiar, cât și ecologic. Iar această nevoie nu are cum să nu sporească, deoarece guvernele din întreaga lume introduc cerințe mai stricte.
Noile tehnologii HVAC eficiente din punct de vedere energetic, bazate pe Internet of Things (IoT), înlesnesc mai mult ca niciodată reducerea consumului de energie, îmbunătățind totodată experiența pe care angajații o au la locul de muncă. Aceste tehnologii vă pot ajuta echipa să identifice și să reducă risipa de energie, să automatizeze reglarea sistemelor de climatizare și să monitorizeze întreținerea preventivă a sistemelor HVAC.
Termostatele inteligente și zonele de climatizare ajută la menținerea confortului angajaților, asigurând totodată răcirea camerelor pentru servere și a altor spații cu echipamente. De asemenea, sistemele de analiză HVAC pot ajuta la identificarea potențialelor probleme ale echipamentelor înainte ca acestea să se defecteze.
Software pentru gestionarea activelor corporative (EAM)
Pe lângă gestionarea clădirilor și a experienței angajaților, mulți lideri din domeniul FM-ului sunt responsabili și cu gestionarea activelor și contribuie la planificarea și achiziționarea de capital. Pentru a face acest lucru într-un mod eficient, au nevoie să aibă acces la informații care să le permită să efectueze o analiză a costurilor și să determine dacă este mai util să repare sau să înlocuiască sistemele învechite ale unei clădiri.
Aceștia au nevoie de răspunsuri clare la întrebarea dacă trebuie să cumpere sau să închirieze. Doresc totodată să prelungească durata de viață a clădirilor, activelor și echipamentelor lor. Produsele software pentru gestionarea mijloacelor fixe integrează datele referitoare la orice activ deținut sau închiriat într-un singur loc, făcându-le ușor de utilizat pentru reparații la cerere, inspecții și sarcini de întreținere preventivă și decizii în privința reparării sau înlocuirii unui activ.
De exemplu, facilitează calcularea randamentului activelor în funcție de timpul de funcționare, stocând totodată datele referitoare la inspecțiile, defecțiunile și reparațiile anterioare, astfel încât facility managerii să poată lua decizii bazate pe date care să prelungească ciclurile de viață și să reducă costurile.
Tehnologia modelării informațiilor despre clădiri (BIM) pentru Facility Management (FM)
Modelarea informațiilor despre clădiri (BIM) este procesul de creare și gestionare a modelelor digitale ale clădirilor fizice. Chiar dacă nu este sub nicio formă vreo tehnologie „nouă”, a devenit mult mai puternică în ultimii ani datorită liderului în domeniu, Autodesk, . Tehnologia BIM dă posibilitatea organizațiilor să vizualizeze componentele specifice ale unui spațiu, inclusiv elementele structurale de tipul pereților și ferestrelor și amplasamentul exact al activelor. Tehnologia BIM modernă este o versiune extrem de inteligentă și de perfecționată a modelării 3-D.
Concepute inițial pentru a-i ajuta pe arhitecți și pe antreprenori în proiectarea și construcția clădirilor noi, aplicațiile BIM au evoluat, incluzând îmbunătățirea planurilor de întreținere și procedurile de gestionare a spațiului. Tehnologia BIM îi ajută pe facility manageri să ia decizii bazate pe date în privința utilizării spațiului, consumului de energie și reproiectărilor. Facility managerii pot valorifica datele generate în fazele de proiectare și de construcție pentru diverse operațiuni și întreținere.
Învățarea automată și inteligența artificială (AI)
Tehnologiile bazate pe AI utilizează sisteme computerizate pentru a efectua sarcini complexe care necesitau anterior inteligență umană – de pildă, recunoaștere vocală, percepție vizuală și luare a deciziilor. Învățarea automată este un tip de inteligență artificială care permite sistemelor din clădiri să colecteze și să analizeze automat date pentru a prezice consecințe din experiență, fără să fie programate în mod explicit.
Putem folosi AI pentru a înlocui nenumărate sarcini repetitive și anoste din domeniul facility management. De exemplu, o putem valorifica pentru a colecta, stoca și analiza seturi masive de date în câteva secunde, ceea ce ne face să fim mai proactivi pentru gestionarea randamentului activelor. Astfel, dacă un sistem detectează o potențială problemă, transmite o actualizare automată, ceea ce ne ajută să corectăm problema înainte ca ea să capete proporții.
Tehnologia clădirilor inteligente
Clădirile inteligente, adică structurile ce utilizează procese automatizate și tehnologii conectate bazate pe Internet of Things (IoT), există de mai bine de un deceniu. Cândva considerate prohibitive din punct de vedere al costurilor pentru multe organizații, acum sunt mult mai accesibile. Elementele inteligente ale clădirilor, precum iluminarea, încălzirea, răcirea și securitatea inteligente, le permit facility managerilor să fie mai receptivi și mai eficienți. De asemenea, pot monitoriza factori de mediu precum temperatura și umiditatea.
Prin utilizarea senzorilor IoT, tehnologiile integrale de facility management colectează permanent date despre locul de muncă și despre forța de muncă, ceea ce poate ajuta facility managerii să facă mai rapid ajustări.
De exemplu, puteți regla cu mai multă ușurință temperatura și iluminarea în funcție de gradul de ocupare. Iar când aceste tehnologii sunt conectate la un sistem de gestionare integrată a locului de muncă (IWMS), toate datele respective sunt centralizate într-o platformă unică cu ajutorul căreia dumneavoastră și echipa dumneavoastră puteți să luați decizii în cunoștință de cauză.
Senzori IoT
Senzorii IoT furnizează informații prețioase pe care liderii din facility management le pot utiliza pentru a reduce costurile imobiliare și pentru a eficientiza întreținerea și gestionarea activelor. De exemplu, senzorii arată cu precizie care sunt spațiile ce au fost utilizate pe parcursul zilei, astfel încât să puteți modifica programul de curățenie în consecință, ceea ce economisește timpul echipei de facility management și reduce costurile. Echipa face toată munca de care este nevoie, dar nimic mai mult.
De asemenea, senzorii pot ajuta la îmbunătățirea experienței angajaților prin adaptarea la două tendințe importante la locul de muncă. Conform raportului Eptura Workplace Index, în timp ce forța de muncă din întreaga lume caută să ajungă la un echilibru între munca la distanță și cea de la birou, se remarcă o creștere constantă a numărului de rezervări și de vizitatori la locul de muncă. Raportul mai arată că o treime dintre angajați își rezervă spațiul de lucru în termen de o zi înainte de utilizare, ceea ce înseamnă că organizațiile au nevoie de informații în timp real pentru a oferi flexibilitatea pe care o așteaptă angajații.
Cu Condeco Presence, o integrare software cu tehnologie cu senzori, puteți captura în timp real date referitoare la gradul de ocupare pentru a automatiza modul în care angajații își găsesc și își rezervă spațiile. Soluția utilizează date ale senzorilor pentru a automatiza înregistrările, a elibera programările și a facilita rezervările pentru orice spații neutilizate.
Printre celelalte facilități se numără:
- Permiterea înregistrărilor touchless pentru sălile de ședință sau birourile pre-rezervate prin detectarea automată a gradului de ocupare
- Eliberarea automată a spațiilor inactive, cum ar fi cele la care persoanele nu se prezintă și cele lăsate libere mai devreme, pentru a maximiza utilizarea spațiilor disponibile și pentru a înlesni programările ad-hoc
- Trimiterea de e-mail-uri atunci când un spațiu rezervat nu este ocupat, oferindu-i angajatului care a rezervat spațiul opțiunea de a-și anula sau de a-și păstra rezervarea
- Permiterea generării de rezervări la cerere de către utilizatori atunci când un senzor detectează un grad de ocupare continuu într-un spațiu nerezervat
- Simplificarea gestionării senzorilor prin sincronizare continuă și funcții de gestionare a setărilor
Paul Phillips, CTO Eptura, explică: „Datele în timp real și rezervarea automată a spațiului de muncă dau posibilitatea organizațiilor să ia decizii rapide, în cunoștință de cauză, care optimizează disponibilitatea spațiului și satisfac nevoile în continuă schimbare ale angajaților.”
Soluția nu depinde de tipul de senzori, iar API-urile deschise înseamnă că organizațiile pot apela la mai mulți furnizori și mai multe tipuri diferite. Printre partenerii în domeniul senzorilor integrați care sunt compatibili cu Condeco Presence se numără Relogix, PointGrab și VergeSense.
Aplicații pentru experiența angajaților
Facility managementul integrat nu se referă doar la întreținerea clădirilor. Are legătură cu gestionarea nevoilor în schimbare ale forței de muncă. Pe măsură ce forța de muncă devine din ce în ce mai dispersată și mai mobilă, angajații au nevoie de o modalitate rapidă prin care să aibă acces la oamenii, la spațiile și la serviciile care le permit să fie productivi.
Nu doar că aplicațiile mobile pentru locurile de muncă care au această capacitate îmbunătățesc experiența angajaților, ci colectează totodată date prețioase în timp real care pot îmbunătăți eficiența operațională și ajută liderii de business și echipele din domeniul facility management să creeze planuri precise.
De pildă, dacă organizația a decis să elimine locurile repartizate în favoarea unui model mai flexibil de ocupare a locurilor de tipul desk hoteling, angajații vor avea nevoie de o modalitate simplă de rezervare a birourilor. Ca facility manager, va trebui să știți cât de multe birouri sunt rezervate pe parcursul săptămânii pentru a vă ajuta să stabiliți dacă aveți nevoie cu adevărat de mai mult spațiu pentru birouri sau dacă puteți îmbunătăți utilizarea spațiului în alte moduri, cum ar fi ca angajații să muncească de acasă sau în zile alternative.
Soluții de sustenabilitate
Criteriile de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) au o importanță din ce în ce mai mare, pe măsură ce investitorii se concentrează asupra sustenabilității ca indicator-cheie. Adoptând practici sustenabile de facility management, organizațiile își pot reduce amprenta de carbon, demonstrându-și angajamentul de a fi responsabile în ceea ce privește mediul înconjurător.
Soluțiile software care îi ajută să-și evalueze progresul în domenii-cheie, să monitorizeze și să gestioneze utilizarea energiei și să își demonstreze conformitatea față de actele normative devin din ce în ce mai populare, pe măsură ce publicul cere companiilor să își asume responsabilitatea de a atinge obiective ambițioase în privința sustenabilității. Primul pas este angajamentul de a adopta practici mai ecologice, care ajută mediul înconjurător. Dar al doilea pas este la fel de important. Organizațiile trebuie să fie capabile să își măsoare și să își raporteze progresele dacă doresc să atragă investiții, ceea ce ajută la rezultatele finale ale bilanțului contabil.
Realitate virtuală (VR) și realitate augmentată (AR)
În calitate de facility manager, sunteți deja eroul de la locul dumneavoastră de muncă. Prin urmare, este cât se poate de logic să aveți puterea de a vedea prin pereți și prin tavan. VR-ul creează o experiență digitală captivantă care poate părea la fel de reală ca lumea fizică. AR-ul contopește lumea digitală cu cea fizică, utilizând imagini 3-D suprapuse care se adaugă peste ceea ce vedem deja.
Aceste tehnologii moderne de facility management oferă câteva posibile aplicații, precum realizarea unor ședințe virtuale mai realiste prin crearea unor holograme ale participanților și afișarea unor imagini 3-D ale planurilor de etaj. Tehnologia AR are potențialul de a face activitatea de FM mai rapidă, mai eficientă și mai precisă. Pe lângă faptul că oferă o imagine instantanee a echipamentelor, ne oferă acces la datele și specificațiile tehnice fără să fim nevoiți să purtăm cu noi schițe și alte documente.
De asemenea, implementarea acestui tip de tehnologie poate aduce la viață manualele de întreținere și componentele clădirilor. Utilizând o cască AR, putem vizualiza temperatura echipamentelor și putem vedea componente ascunse în spatele pereților, tavanelor și podelelor. Notificările AR ne pot îmbunătăți cunoștințele despre ceea ce se găsește în preajma noastră – de pildă, ajutându-ne să ne ferim de activele de înaltă tensiune, de suprafețele fierbinți, de aparatura de mare viteză sau de alte circumstanțe primejdioase –, lucru care ne sporește siguranța.
Topul tendințelor din domeniul tehnologiei muncii pentru 2024
Birourile flexibile înseamnă că facility managerii vor primi mai multe solicitări pentru a le oferi angajaților o experiență care să stimuleze productivitatea acestora, menținând în același timp costurile la un nivel scăzut. Deoarece acum există nenumărate modalități în care oamenii își desfășoară activitatea, de la tipul structurat hibrid la cel complet flexibil și la toate variațiunile dintre acestea, singura cale prin care putem ține pasul este să rămânem la curent cu cele mai recente tendințe în tehnologia muncii. Însă, existând atât de multe opțiuni noi pe piață, facility managerii trebuie să aleagă cu grijă combinația potrivită de dispozitive fizice hardware, precum senzorii și ecranele tactile, și soluțiile software și aplicațiile mobile.
