Cel mai recent raport subliniază legătura dintre utilizarea spațiului de lucru și întreținerea clădirilor, și oferă informații despre nevoile angajaților la locul de muncă.
Constatările arată o creștere anuală constantă a rezervărilor de spațiu de lucru și a vizitatorilor în toate regiunile și sectoarele, alături de o creștere cu 20% a comenzilor de lucrări de întreținere din T2 2022 până T2 2023.
Utilizând datele proprietare, inclusiv o analiză a 2,7 milioane de birouri, 37.000 de clădiri și 440.000 de etaje în peste 8.000 de companii, raportul conține concluziile unui sondaj realizat la 6.700 de angajați cu privire la atitudinile și comportamentele la locul de muncă. Concluziile evidențiază că principala motivație pentru care angajații doresc să vină la birou este nevoia de socializare și colaborare, recunoscând dorința de a face parte dintr-o comunitate și izolarea pe care o simt când lucrează de acasă.
“Managerii de facilități și cei responsabili de gestionarea activelor continuă să se confrunte cu provocări semnificative în identificarea combinației potrivite de spații de lucru care să răspundă nevoilor angajaților, și totodată care să asigure eficiența sistemelor lor imobiliare și a construcțiilor,” a declarat Brandon Holden, CEO al Eptura. “Acest aspect este semnalat de clienții noștri din întreaga lume, mai ales pe măsură ce comportamentul angajaților continuă să sublinieze importanța flexibilității. Pentru ca organizațiile să ia decizii mai bune în privința investițiilor lor, este necesar ca acestea să privească dincolo de silozurile de date. Raportul nostru trimestrial analizează datele operaționale și feedback-ul calitativ pentru a dezvălui tendințe macro care contribuie la îmbunătățirea planificării pe termen lung a afacerilor.”
Raportul se bazează pe o mostră reprezentativă a bazei globale de clienți a Eptura pentru a evidenția modele emergente în funcționarea spațiului fizic de lucru la fiecare nivel. În plus, sondajul a inclus manageri de nivel înalt, manageri intermediari și colaboratori individuali din companii cu cel puțin 1.000 de angajați sau mai mulți. Respondenții provin din Statele Unite, Regatul Unit, Franța, Germania și Australia.
Conexiunea este principalul factor de motivație pentru a acționa
Angajații recunosc nevoia de echilibru, conștientizând izolarea lucrului la distanță și necesitatea interacțiunii sociale. Regiunea Asia-Pacific (83%), Europa, Orientul Mijlociu și Africa (70%) și America (84%) au înregistrat toate creșteri semnificative anuale ale rezervărilor de birouri în T2 2023.
Conform sondajului, managerii de nivel superior și managerii intermediari pun cel mai mare preț pe colaborarea cu colegii atunci când sunt întrebați despre ceea ce apreciază cel mai mult atunci când vin la birou. În timp ce socializarea cu prietenii și colegii nu se regăsește în primele trei motive ale managerilor de nivel superior, aceasta este a doua cea mai importantă factor pentru managerii intermediari. Colaboratorii individuali caută conexiunea, clasificând socializarea cu prietenii și colegii drept prioritatea numărul unu.
Atunci când sunt întrebați unde preferă să lucreze atunci când sunt la birou, 47% dintre respondenții la sondaj afirmă că le place să fie în proximitatea echipei lor. Acest aspect evidențiază faptul că apropierea fizică de colegi are o valoare care depășește ceea ce simt angajații că pot realiza în mediul virtual. În concordanță cu această tendință, rezervările pentru sălile de întâlnire au înregistrat o creștere constantă în diferite regiuni și industrii, semnificând o dorință crescută de conectare și colaborare la locul de muncă. De la un an la altul, rezervările în regiunea Asia-Pacific au crescut cu 67% în T2, în regiunea EMEA au crescut cu 57%, iar în America au crescut cu 48%.
Flexibilitatea angajaților duce la incertitudine în spațiile de lucru
Angajații doresc autonomie totală în alegerea momentului în care merg la birou și a tipului de muncă pe care îl desfășoară acolo. Deși această flexibilitate este în general bine primită de multe companii, ea afectează echipele de FM si CRE care trebuie să planifice în jurul unei cereri eronate pentru spații de lucru și rate de ocupare variabile.
Raportul a constatat că aproximativ o treime din angajați (33% în America, 34% în APAC și 31% în EMEA) rezervă birouri în ziua precedentă sau în ziua în care merg la birou, ceea ce conduce la o planificare mult mai complexă pentru managerii de facilități. Acest aspect subliniază necesitatea ca organizațiile să îmbine stilurile de lucru dorite de angajați cu nevoia de predictibilitate pentru a obține o imagine mai clară despre modul în care creșterea prezenței la birou influențează utilizarea spațiilor de lucru moderne.
O abordare interfuncțională este aboslut necesară pentru FM
Multe companii se află într-o situație dificilă, aceea de a identifica cum pot optimiza spațiile pentru a atrage angajați și vizitatori, reducând în același timp povara asupra bugetului. Raportul arată că inspecțiile lunare ale echipamentelor cresc de la o lună la alta, pe măsură ce mai mulți oameni lucrează la birou, însă comenzile zilnice pentru lucrările de întreținere tind să atingă vârful la începutul săptămânii, iar inspecțiile zilnice au un vârf în mijlocul săptămânii.
Pentru a face față presiunilor crescute asupra costurilor, organizațiile trebuie să renunțe la responsabilitățile izolate și să adopte o abordare interfuncțională. Managerii de facilități și de active, care tradițional lucrează în culise, trebuie să colaboreze strâns cu liderii din prima linie pentru a combina analiza datelor cu procesul decizional. Acest lucru va ajuta companiile să gestioneze eficient activele și portofoliile imobiliare pentru a se potrivi cerințelor, asigurând în același timp o experiență de lucru cost-eficientă care să atragă angajații la birou.
Modele de lucru flexibile conduc la amprente flexibile
Liderii organizațiilor sunt supuși unei presiuni imense de a reduce emisiile de CO2, mai ales în contextul în care clădirile contribuie cu 39% la emisiile globale de carbon. Cu toate acestea, valorificarea modelelor de lucru flexibile pentru optimizarea sistemelor de construcții – cum ar fi oprirea iluminării, a încălzirii și a răcirii în zonele vizate când nu sunt utilizate – oferă modalități mai puțin costisitoare pentru companii de a-și reduce amprenta de carbon.
Concentrându-se pe întreținerea preventivă în loc de cea corectivă, organizațiile pot obține rezultate care pot duce la o reducere semnificativă a emisiilor de CO2. Deși raportul ideal între întreținerea preventivă și cea corectivă este în jur de 4:1, datele Eptura pentru T2 arată un raport de 4:7, ceea ce înseamnă că pentru fiecare patru comenzi de lucru planificate, întreținerea răspunde la mai mult de șapte solicitări ad-hoc pentru remedieri sau alte cereri. Prin schimbarea echilibrului activităților de întreținere de la cele neprogramate, la cele programate, organizațiile pot optimiza lucrările în funcție de ocuparea clădirilor pentru a atinge obiectivele de sustenabilitate.
