PROFIL

CLIENT:

Telefónica de España, SAU

LOCAȚIE

Madrid, Spania

PARTENER:

ARCHIBUS Solution Center – Spain

PORTOFOLIU:

hotel
7500

Proprietăți

global-navigation
40

Mil. metri pătrați

Telefónica De España, cel mai mare operator de telecomunicații de pe piața din Spania și Portugalia, este prezentă în 50 de țări pe 5 continente, însumând un portofoliu extins de proprietăți imobiliare.

Pentru a susține activitatea operațională a organizației și a crește valoarea activelor, grupul Telefónica Immobilario (TI) a văzut o oportunitate în automatizarea gestionării informațiilor legate de utilizarea spațiului, contractele de închiriere și alte servicii de Facility Management.

Astfel, TI a decis să pună în practică un plan ambițios numit GAIN (Gestor de Activos INmobiliaros) care va aduce companiei o reducere a costurilor de peste 1 miliard de dolari prin optimizarea gestionării portofoliului de Real Estate și a proceselor globale utilizând soluțiile Archibus.

MOTIVUL IMPLEMENTĂRII:


  • Nevoia unei imagini centralizate asupra întregului portofoliu imobiliar.
  • Organizarea și gestionarea datelor într-un singur loc.

BENEFICIILE OBȚINUTE ÎN URMA IMPLEMENTĂRII SOLUȚIILOR ARCHIBUS:


  • Optimizarea spațiului utilizat
  • Accesul centralizat la date actualizate
  • Reducerea semnificativă a timpului de lucru în operațiunile de Facility Management
  • Eficientizarea și simplificarea procesului de analiză a problemelor de mentenanță
  • Optimizarea rapoartelor pentru clădiri și spații

„Utilizând Archibus ca bază de date centralizată pentru GAIN, putem lua decizii strategice și gestiona cererile înregistate cu un cost redus.”

Cesar Judez — Project Manager, Telefónica De España

TOTUL ÎNTR-UN SINGUR LOC:

Grupul TI este responsabil pentru managementul proprietăților organizației, proiectelor și operațiunilor de construcție. În plus față de furnizarea unui inventar actualizat al bunurilor imobiliare, TI și-a planificat folosind GAIN optimizarea utilizării spațiilor din cadrul întregii organizații și consolidarea sarcinilor de management al operațiunilor de construcție.

„Știam că putem economisi timp și bani dacă centralizăm toate datele într-un singur loc”, spune Cesar Judez, Project Manager la Telefónica De España. Grupul a luat în considerare de asemenea și beneficiile aduse angajaților și subcontractorilor prin folosirea unui portal web centralizat de tipul self-service . Folosind Archibus ca un prototip, TI s-a pregătit pentru realizarea planului numit GAIN.

Grupul s-a confruntat cu o serie de provocări, incluzând dispoziția geografică a multitudinii de angajați și locații. ”Unul din 1000 de spanioli lucrează la Telefónica De España. Oamenii lucrează în aproape fiecare regiune și toată lumea are nevoie să aibă schițele la îndemână”, spune Judez.

Centralizarea acestor date era în trecut o acțiune complexă. Toate detaliile despre proprietate erau păstrate într-o bază de date Access®, cu o bază de date separată pentru gestionarea spațiului și o alta pentru gestionarea operațiunilor de mentenanță, actualizând toate datele din platformă”, spune Judez.

Lucrând pas cu pas, el și echipa sa au încărcat și actualizat datele în Archibus. De asemenea, au solicitat sprijinul departamentului de informații tehnologice Telefónica De España. Chiar dacă departamentul FM înțelege partea de business a proiectului, era important să fie luat în considerare și rolul departamentului IT”, spune Judez. „Echipa noastră tehnică a ajutat la menținerea standardelor și proceselor, apoi au testat aplicațiile. În final, am avut un sistem adaptat companiei pe care departamentul tehnic intern putea să-l susțină”. DBAssociates din Belgia au facilitat aprobarea proiectului și susținerea managementului pentru punerea în aplicare a soluțiilor software implementate.

MANAGEMENT OPTIMIZAT AL PROPRIETĂȚILOR:

Cu ajutorul GAIN, membrii TI au acces la datele și desenele aferente activelor din portofoliu de Real Estate al organizației. “Imagini, documente formale, planuri și multe altele sunt integrate în sistem”, spune Judez.

Grupul a implementat, de asemenea, soluția software Archibus pentru management contractelor, care conectează birourile cu contractele lor de închiriere și spațiul pe care îl are fiecare . Acest lucru a permis grupului să furnizeze departamentelor modele de contracte, în care pot fi introduse condiții precum măsurători și prețuri ale diferitelor zone. Odată ce caracteristicile sunt definite, TI poate menține cu ușurință un sistem actualizat pe baza unui flux prestabilit.

Având o perspectivă reală și actualizată a numeroaselor sale active imobiliare, grupul poate acum să optimizeze utilizarea spațiului de lucru. Într-o organizație atât de mare, lucrurile se schimbă mereu. Trebuie să ținem evidența acestor schimbari pentru a putea refactura corect fiecare departament”. spune Judez.

Schimbările sunt urmărite în timp real acum, cu datele angajaților actualizate aproximativ o dată pe lună printr-o interfață integrată cu sistemul de resurse umane, Telefónica de España(META4).

Alte actualizări de date includ datele de contabilitate integrate din sistemul SAP Telefónica cu datele legate de proprietăți. Acum înregistrările taxelor urbane pot fi scanate și adăugate în sistem, reflectând valorile actualizate ale fiecărei clădiri într-un sistem de management al spațiului. Iar inventarul complet al proprietăților poate fi creat rapid în formatul Crystal Report.

INVENTARUL OPTIMIZAT AL SCHIȚELOR ȘI SPAȚIULUI:

GAIN a îmbunătățit, de asemenea, modificarea schițelor și procesul de verificare. Cu peste 12,500 de schițe CAD neorganizate în AutoCAD, Microstation și disponibile pe hârtie, a fost clar că TI va optimiza procesul CAD ca parte a proiectului GAIN. Folosind Web Overlay de la DBAssociates, TI a verificat și standardizat schițele pentru ca datele să fie integrate ulterior în Archibus. Astăzi, aceste date sunt accesibile cu un simplu acces la internet. Un portal web de tipul self-service permite tuturor angajaților Telefónica să efectueze o căutare avansată pentru spațiile disponibile, nealocate, iar managerii pot trimite cereri pentru solicitări de spațiu.

MANAGEMENTUL AUTOMATIZAT AL MENTENANȚEI:

Datorită dimensiunilor organizației, nu este surprinzător că TI înregistrează cereri de lucru de tip FM la fiecare două minute. Grupul a reușit să reducă timpul necesar rezolvării cu succes a acestor cereri. Un portal web destinat angajaților, care funcționează ca o platformă de ajutor, permite tuturor membrilor organizației să creeze cereri de lucru, incluzând locația și tipul problemei. Similar, un portal destinat subcontractanților include o listă a cererilor de lucru active și statusul lor, pe care angajații din FM o pot revizui pentru a-și planifica volumul de muncă. Atunci când statusul unei cereri de lucru se schimbă, sunt trimise alerte prin intermediul e-mail-ului tuturor angajaților implicați.

Cu ajutorul proiectului GAIN, TI beneficiază de un sistem informativ care susține grupul, transformând departamentul de Real Estate și FM într-un centru de profit al organizației. Pentru Judez și echipa sa, sistemul informatic Archibus reprezintă totodată un instrument care susține oportunitățile de creștere a portofoliului Telefónica la nivel global.

„Utilizând Archibus ca bază de date centralizată pentru GAIN, putem lua decizii strategice și gestiona cererile înregistrate cu un cost redus.”


Top
Află cum poți crea o strategie aliniată la obiectivele organizației pentru optimiza costurile operaționale și a construi un mediu de lucru care să inspire angajații.
DESCARCĂ PREZENTAREA
ÎNCEPE CU ARCHIBUS
EȘTI INTERESAT SĂ VEZI O PREZENTARE LIVE A FUNCȚIONALITĂȚILOR ARCHIBUS?
OBȚINE UN DEMO PERSONALIZAT
OBȚINE UN DEMO
TE-AI ABONAT CU SUCCES!
ÎȚI MULȚUMIM PENTRU INTERES! NU UITA SĂ CONFIMI ABONAREA. PENTRU MAI MULTE INFORMAȚII CONSULTĂ EMAILUL TRANSMIS PE ADRESA INDICATĂ.
ÎNCHIDE
AFLĂ PRIMUL NOUTĂȚILE!
PENTRU A PRIMI ACTUALIZĂRILE ARCHIBUS PRIN EMAIL TE INVITĂM SĂ TE ABONEZI.
ABONARE
Prin bifarea acestei casete, declar că am citit și sunt de acord cu Politica de Confidențialitate a site-ului și doresc să primesc comunicări de la ARCHIBUS Solution Center - România. Sunt conștient că pot să mă dezabonez în orice moment.
Copy link
Powered by Social Snap