Obiectivul stabilit de San Diego Gas & Electric a apărut din nevoia de a înlocui un sistem ineficient pentru procesul anual de management al bugetului de capital.

Astfel, San Diego Gas & Electric (SDG&E), trece de la un sistem software financiar și de management al proiectelor, a cererilor de lucru pentru un număr limitat de date la o aplicație software complexă capabilă să centralizeze toate datele pentru un număr nelimitat, oferită de Archibus.

Managementul optimizat al bugetului de capital pentru organizații la fel de mari ca SDG&E, cu diverse tipuri de Facility Management este esențială, luând în considerare cei peste 200000 m² gestionați în portofoliu.

Actualizarea sistemului deja existent pentru preluarea și gestionarea unui număr mai mare de date presupunea o muncă echivalentă cu înlocuirea sistemului în totalitate.

• Nevoia înlocuirii unui sistem informatic ineficient.
• Nevoia unui sistem centralizat care ar putea integra procesele de management al bugetului de capital cu datele și taskurile din Real Estate și Facility Management, Maximo- pentru informațiile de mentenanță și SAP pentru date financiare

• În 5 ani bugetul anual gestionat a crescut de la $5-7M la peste $40M.
• Date, procese și rapoarte optimizate.
• Control îmbunătățit al costurilor.
• Posibilitatea de proiectare și planificare a bugetelor și proiectelor pe termen lung.

Dwight Eisenhower spunea „Planurile nu înseamnă nimic, dar planificarea este totul.”

„Cred că există totuși ceva în această afirmație, când un plan ajunge să fie pus pe hârtie, ai impresia că ai trecut la etapa sau procesul următor.” Spune Dave Carew, manager de resurse imobiliare SDG&E.

„Am avut un plan creat sub forma unui document extins pe 220 de coloane pentru fiecare rând, fiecare rând reprezentând un proiect, și ajunsesem la mii de rânduri(cereri de proiecte) pentru fiecare an. Iar formulele înregistrate în tabel devenise imposibil de urmărit la un moment dat. La momentul respectiv aveam deja implementate câteva soluții Archibus pentru Facility Management și Real Estate – aplicațiile de management și administrare a contractelor de închiriere și planificare a spațiului așa că am decis că este timpul să extindem aplicarea soluțiilor și pentru Managementul Proiectelor și să centralizăm toate datele prin Archibus.„

Cu un sistem bine pus la punct, SDG&E a reușit să creeze un plan care a dus la optimizarea întregului proces de Management al Bugetului de Capital. Acest plan a eliminat în totalitate sistemul vechi de procesare a datelor și a facilitat tranziția la un sistem automatizat de transmitere bidirecțională a datelor cu alte sisteme integrate.

Astfel Microsoft® Project a fost înlocuit cu succes, iar funcționalitățile oferite de acesta au fost optimizate și îmbunătățite prin soluția Archibus pentru Managementul Proiectelor, integrând, de asemenea, și procesele de management al spațiului și al mentenanței.

În cele din urmă, echipa de proiect a integrat toate aceste informații cu programul de finanțe SAP® pentru a urmări costurile totale actualizate per proiect.

Pentru a crea o platformă nouă pentru Managementul Proiectelor, SDG&E, a creat un plan care include analiza GAP, reproiectarea proceselor, maparea și corectarea datelor, actualizarea datelor în baza de date, definirea proceselor de muncă, proiectarea funcțiilor de optimizare și a încheiat cu training-ul utilizatorilor și trecerea in productie.

Obiectivele de implementare erau la fel de specifice și acopereau cereri de gestionare a proiectelor, aprobări de cereri de lucru, urmărirea cash flow-ului și a bugetului, planificări și alocări de resurse precum și managementul documentelor.

„ARCHIBUS Business Partner FMP, Inc.ne-a ajutat să integrăm cele mai eficiente soluții” își amintește Carew.

„Așa că am folosit toți paramentri identificați pentru a proiecta un nou sistem care să includă aplicațiile software pentru Managementul Bugetului de Capital (Capital Budgeting) și pentru Managementul Proiectelor (Project Management). Transparența datelor și raportarea detaliată permite un management mai bun al resurselor financiare și o încredere a conducerii în gestionarea corectă a resurselor financiare de către diviziile din cadrul organizației. Astfel, în ultimii 5 ani bugetul gestionat de aceste divizii a crescut de la $5-7 mil. la peste $40 mil. anual.„

Un sistem mai transparent și integrat pentru Managementul Proiectelor presupune o urmărire mai ușoară a proiectelor și a bugetelor aferente. Problema bugetelor neconsumate sau depășite la final de an fiind evitată. Noul sistem susține organizația în atingerea obiectivelor pe termen scurt și permite în același timp setarea unor obiective realizabile pe termen lung astfel încât proiectele pot fi rulate fără întreruperi.

„În prezent rulăm de la an la an proiecte cu bugete între $10-$15 mil.”, spune Carew. „Iar perioada luată în calcul pentru planificarea unui ciclu complet de proiect cât mai corect a crescut considerabil, ajungând la estimări de bugete și resurse pe termen lung, în etape de câte 3 ani.”