Definirea si administrarea contractelor de inchiriere pentru intreaga perioada a ciclului de viata nu a fost niciodata asa de usoara precum cea din solutia de Lease2Cash.

• Definiti informatii generale despre contract
• Alocati spatii de Inchiriere & Incarcati documente (ex. scanati contractul)
• Definiti indexarea: indexuri speciale & internationale (e.g. MUICP)
• Definiti veniturile recurente
• Definiti reducerile pentru costurile recurente
• Vizualizati veniturile programate
• Definiti garantiile
• Definiti notificarile
• Contacte & Detalii ale companiei
• Definiti tipul de utilitate pentru facturarea retroactiva

Urmarirea si gasirea rapida a contractelor cu furnizorii

Sistemul permite definirea contractelor cu furnizorii, acestea referindu-se la: contractele de servicii de curatenie, contractele de securitate sau de asigurari, contractele de mentenanta a echipamentelor, utilitati, etc. Pentru a avea acces usor la aceste contracte, sistemul permite utilizatorului sa seteze un filtru in vizualizarea acestora.

Prognoza cheltuielilor

Cheltuielile recurente permit utilizatorului sa defineasca toate cheltuielile care sunt platite cu o periodicitate bine definita si cu valoare fixa. Aceasta functionalitate poate fi folosita pentru a previzualiza cheltuielile pentru o perioada mai lunga de timp in viitor. Inregistrarile din sistem sunt doar informative si vor fi afisate in rapoarte.

Facturarea retroactiva a costurilor: introducerea costurilor si generarea facturilor

Sistemul permite utilizatorului sa inregistreze in sistem facturile furnizorilor, pentru a factura catre chirias, sau pentru a compara cu valorile bugetate deja.

Managementul documentelor

Aplicatia permite incarcarea unui numar nelimitat de documente pentru un anumit contract de inchiriere (contract scanat, anexa, etc).

Pentru fiecare contract, sistemul permite definirea notificarilor prin e-mail catre coordonatorul contractului pentru date specifice ale contractului.

Sistemul furnizeaza functionalitati de management al facturilor. Sistemul suporta urmatoarele operatiuni:

Managementul facturilor

Facturile pot fi create si emise in functie de diferite criterii, folosind chiar metoda "in grup". Linia de detalii a facturii, precum si sumele platite sunt disponibile pentru a fi consultate la un click distanta.

Imprimarea

Dupa emitere, facturile pot fi salvate local pe calculator in format .pdf sau imprimate.

Confirmarea platilor

Sumele colectate de la clienti pot fi completate manual pe facturi, fie extrasul de cont in format specific.

Returnare si anulare

Solutia permite emiterea facturilor de tip storno sau anularea, asigurand astfel trasabilitatea necesara.

Calcularea penalitatilor

Solutia noastra suporta procesul de calculare, aprobare si aplicare a penalitatilor bazate pe clauzele contractuale.

Facturarea retroactiva a costurilor

Facturarea retroactiva a furnizorului poate fi efectuata fie pe baza prorata, fie conform mentiunilor din acordul de inchiriere cu privire la facturarea retroactiva, stipulate in contract. Pentru a calcula facturarea retroactiva, factura furnizorului, precum si valorile masurate trebuie introduse in sistem. Sistemul va genera costuri din facturile furnizorului conform metodei definite.

Reconcilierea costurilor pentru servicii

Reconcilierea costurilor pentru servicii este procesul de comparare a costurilor facturate cu cheltuielile efective ale serviciilor. Rezultatul acestui proces va fi reflectat intr-o factura de reconciliere sau regularizare ( cu valori pozitive sau negative). Valorile pentru reconciliere sunt calculate in EUR, sau in moneda locala. Rata de schimb folosita este cea din ziua emiterii facturii (pentru toate facturile - furnizori si chiriasi).

• Veniturile chiriasilor
• Cheltuieli operationale
• Sume restante
• Penalizarea chiriasilor
• Facturile pentru utilitati
• Costurile bugetate legate de servicii si costurile reale
• Reconcilierea costurilor anuale
• Situatia garantiilor
• Buget operational
• Spatiu liber vs. Spatiu ocupat
• Rapoarte personalizate