Un scenariu prea des întâlnit într-un workplace: o sală de ședințe de capacitate mare este rezervată pentru o întâlnire de mici dimensiuni. Acest tip de ședință nu folosește corespunzător resursele spațiului de lucru, iar întâlnirile care chiar ar beneficia de resursele de corporate real estate nu au un cadru potrivit desfășurării optime.

Din ce în ce mai mulți manageri de spații de lucru se confruntă cu această provocare: cele mai mari săli de întâlniri sunt utilizate pentru meeting-uri a căror prezență este, în cel mai bun caz, de 50%.

Un studiu Density.io a arătat că:

• numai sălile de întâlnire destinate pentru 2 sau maxim 4 persoane sunt folosite la adevărata lor capacitate (sălile mici atrag întâlniri de mici dimensiuni)
• pe de altă parte, sălile mari sunt cele care nu sunt utilizate optim în funcție de capacitatea și dotările lor

Trăim astfel într-o epocă a sub-utilizării spațiilor de lucru, iar acest lucru poate afecta și productivitatea și loialitatea angajaților: 67% din angajați spun că și-au schimbat locul de muncă din cauza spațiilor neadaptate nevoilor lor.

Asta se datorează faptului evident că în situații diferite, angajații au nevoi diferite: o zi poate necesita lucru individual în spații individuale, iar a doua zi să existe nevoia pentru spații destinate colaborării.

Un spațiu de lucru modern trebuie să ofere o tranziție rapidă între cele două moduri de lucru.

De aceea, piața de servicii workplace se reorientează spre echilibrarea eficienței cu cea a experienței angajaților.

Pentru a veni în întâmpinarea acestei reorientări, Archibus, lider global în Integrated Workplace Management System, a fuzionat recent cu Serraview, furnizor de soluții software pentru optimizarea spațiilor de lucru și creșterea productivității angajaților.

Rezultatul este un parteneriat ce reflectă reorientarea focusului spre oamenii care lucrează într-un workplace și al cărui obiectiv este să creeze un mediu care atrage și motivează forța de muncă.

Acest parteneriat combină know-how-ul Archibus legat de real estate, infrastructură și facility management cu soluțiile IoT Serraview, companie care monitorizează atent evoluția modului de lucru și privește un workspace ca pe un asset și catalizator pentru schimbări culturale.

Pentru cei doi parteneri, spațiile de lucru există pentru ca angajații să poată lucra în ele. Pentru asta au nevoie de facilitățile potrivite. Cum poți ști dacă aceste spații există și sunt folosite la adevărata lor capacitate?

Pentru a profita din plin de spațiul închiriat/achiziționat, o companie trebuie să înțeleagă astfel obiectiv cum sunt utilizate spațiile de lucru și să le folosească într-un mod eficient, adaptat nevoilor de business și nevoilor angajaților.

Soluțiile Archibus pentru workplace acoperă atât nevoile companiilor mici, cât și ale celor cu mai multe spații de lucru sau chiar cu mai multe clădiri în utilizare. Obiectivul Archibus este de a oferi partenerilor soluțiile software necesare pentru gestionarea eficientă a activelor imobiliare, infrastructurii și facilităților.

Prin implementarea soluțiilor de software pentru Facility Management, Real Estate și Infrastructură la nivel global, funcționalitățile Archibus:

• au generat economii de peste 8 miliarde de dolari în costuri de întreținere
• acoperă în prezent peste 130 de țări, oferă suport în peste 30 de limbi
• gestionează peste 22 de milioane de clădiri și peste 8 milioane de angajați

Această eficientizare și sincronizare se datorează sistemului intuitiv de administare și scheduling care permite mai mult control și transparență și o perspectivă completă a modului de utilizare pentru corporate real estate:

• o singură bază de date pentru întreaga echipă și pentru rezervările de săli, spații de muncă, cereri de servicii sau mutări
• centralizarea costurilor fiecărei cereri înregistrate și prioritizare în funcție de urgențe
• notificări personalizate setate în funcție de strategia companiei pentru workplace

Implementând soluțiile de software destinate workplace și facilty management, managerii de spații de lucru pot astfel:

• reduce costurile operaționale cu până la 35%
• simplifica planificarea spațiilor pe baza datelor înregistrate
• susține nevoile angajaților pe baza feedback-ului real

Dacă vrei să afli mai multe despre optimizarea spațiilor de muncă și creșterea productivității angajaților, atunci te invităm să răsfoiești studiile de caz Archibus unde poți urmări rezultatele implementării soluțiilor software de workplace și managementul spatiului.