Shelly Fuller împreună cu echipa ei, și-au propus inițial să implementeze un proces de gestionare și urmărire a procesului de muncă de la distanță , de asemenea aveau nevoie și de o reorganizare a programărilor pentru birourile FAA la FAA Mike Monroney Aeronautical Center, sediul central și încă 9 birouri regionale.

Scopul acestui proiect: Asigurarea unui mediu sănătos și sigur pentru toți angajații, maximizând în același timp productivitatea pe o suprafață de 8 milioane de metri pătrați.

În timpul dezvoltării acestui proiect echipa a întâmpinat o serie de obstacole. Doar o parte din angajați aveau acces la planurile AutoCAD și la sistemul ce le permitea editarea detaliilor unei încăperi.

Raportarea existentă nu permitea modificări la tipul de cameră și, în mod ideal, soluția trebuia să se bazeze pe datele angajaților. De asemenea, majoritatea angajaților aveau deja atribuit un loc de muncă fix.

În cele din urmă, informațiile trebuiau să fie time-based pentru a observa din timp schimbările, deoarece marea parte a angajaților urmau să se întoarcă la birou în fazele ulterioare, raportarea făcânduse pe date ca: statistici pe lună, analize ale planului pentru distanțarea socială, și monitorizarea zilelor când angajații erau prezenți la birou.

Shelly împreună cu echipa ei au folosit Soluțiile Archibus pentru Sănătatea și Siguranța Mediului de Lucru, soluțiaArchibus pentru Managementul Spațiului și soluțiaArchibus pentru Gestionarea Activităților de Mentenanță pentru a dezvolta procesele necesare. Soluțiile au fost implementate cu ajutorul partenerului: Archibus Solutions Center – Research Triangle, care împreună cu echipa sa au făcut adaptările necesare în contextul COVID. Toate aceste implementări au putut fi urmărite pe etaje prin aplicația Archibus Managementul Spațiului.

Echipa, de asemenea, a adaptat Soluția pentru Gestionarea Activităților de Mentenanță, integrând-o în contextul actual al pandemiei. Această soluție a permis organizației să identifice locațiile cu angajații repartizați pentru Covid și să customizeze view-ului Archibus pe baza unei interogări SQL pentru a afișa detalii despre clădiri pentru anumite date.

Rezultatul acestei colaborări a dus la o automatizare a procesului de urmărire a angajaților, FAA poate raporta, în prezent, cu ușurință numărul de angajați în regim de telemuncă, angajați care lucrează la fața locului și cei repartizați în ture – o cerință a Departamentului de Transport. De asemenea, echipa FAA planifică folosirea acestor procese în viitor pentru a determina tendințele, pentru a examina spațiile neocupate pentru ajustări precum HVAC și pentru a analiza situațiile unice ale angajaților (de ex: promovări temporare, teletransport de rutină..).